INFORMATIVA SULLA PRIVACY – Smartwares Europe
1. Smartwares Europe
Smartwares Europe è una società con sede nei Paesi Bassi. Le nostre attività operative sono ubicate nei Paesi Bassi; i nostri dati sono conservati su server dislocati all’interno dello Spazio economico europeo (SEE).
Ci impegniamo a rispettare tutte le leggi e le normative applicabili sulla protezione dei dati vigenti nei Paesi Bassi e nella UE.
Nella presente Informativa sulla privacy (“Informativa sulla privacy”) è contenuta una sintesi delle circostanze nelle quali e delle modalità con cui le informazioni personali vengono raccolte, utilizzate, tutelate e divulgate relativamente all’accesso alle applicazioni e ai siti web da noi gestiti e a tutte le caratteristiche, a tutte le funzioni, a tutti i software e a tutti i servizi offerti tramite le applicazioni e il sito web nonché relativamente al loro utilizzo. Le applicazioni, il sito web, le caratteristiche, le funzioni, il software e i servizi offerti tramite il sito web e le applicazioni costituiscono collettivamente il “Servizio”.
2. Premessa
La nostra società si riserva il diritto di modificare periodicamente le disposizioni contenute nella presente Informativa sulla privacy. Gli utenti saranno informati in caso di modifiche. Si invitano gli utenti a consultare periodicamente l’Informativa sulla privacy aggiornata alla sua ultima versione.
3. Quali informazioni personali raccogliamo?
Vi sono vari modi in cui le informazioni personali possono essere raccolte quando il cliente utilizza il nostro Servizio. Di seguito è riportata una panoramica dei dati personali che raccogliamo. I dati personali sono suddivisi in categorie in base alla finalità del trattamento. Accanto a ciascun dato personale è definito il periodo di trattamento del relativo dato personale.
3.1 Trattamento fondato su una base legale, art. 6(1c) RGPD (obblighi amministrativi); periodo di trattamento: 10 anni
Nome e cognome
Indirizzo
<altri dati fattura >
La mancata fornitura o l’opposizione alla fornitura o al trattamento dei dati personali summenzionati può impossibilitare l’utilizzo del Servizio da parte dell’Utente. Possiamo bloccare o limitare l’accesso dell’Utente al Servizio, riservandoci il diritto di risolvere il contratto o il diritto di utilizzo in conformità ai nostri termini e condizioni. I dati personali menzionati in questo paragrafo sono necessari per l’adempimento ai nostri obblighi legali.
3.2 Trattamento necessario per l’esecuzione di un contratto, art. 6(1b) RGPD (la fornitura del Servizio); periodo di trattamento: fino a 2 anni dopo l’avvenuta risoluzione del contratto
3.2.1 Generalità
Nome e cognome
Indirizzo e-mail privato e/o aziendale
password
Numero di telefono
Datore di lavoro
Funzione correlata al lavoro
Sesso
Data di nascita
Altri dati personali inseriti quando l’Utente contatta Smartwares Europe
La mancata fornitura o l’opposizione alla fornitura o al trattamento dei dati personali summenzionati può impossibilitare l’utilizzo del Servizio da parte dell’Utente. L’uso del Servizio da parte dell’Utente può risultare ostacolato oppure il Servizio può risultare non correttamente fruibile. Possiamo bloccare o limitare l’accesso dell’Utente al Servizio, riservandoci il diritto di risolvere il contratto o il diritto di utilizzo in conformità ai nostri termini e condizioni. I dati personali di cui al presente paragrafo sono necessari per il corretto funzionamento del Servizio o per la sua esecuzione.
3.3 Trattamento per la difesa del legittimo interesse di Smartwares Europe, art. 6 (1f) RGPD; periodo di trattamento: fino a 2 anni dopo l’avvenuta risoluzione del contratto.
3.3.1 Miglioramento dei nostri servizi
3.3.2 Mantenimento della sicurezza del servizio
Indirizzo IP
ID dispositivo
ID utente
Sistema operativo
Ora, data e luogo di accesso
3.3.3 Per informare l’Utente circa gli altri servizi Smartwares Europe
Indirizzo e-mail (se immesso nel campo appropriato)
La mancata fornitura o l’opposizione alla fornitura o al trattamento dei dati personali summenzionati può impossibilitare l’utilizzo del Servizio da parte dell’Utente. Possiamo bloccare o limitare l’accesso dell’Utente al Servizio, riservandoci il diritto di risolvere il contratto o il diritto di utilizzo in conformità ai nostri termini e condizioni generali (non si applica ai dati personali di cui al punto 3.3.3.). I dati personali di cui al presente paragrafo sono necessari per soddisfare il legittimo interesse di Smartwares Europe e per prevenire usi impropri del Servizio e incidenti di sicurezza.
3.4 Trattamento con il consenso dell’interessato, art. 6 (1a), 7 RGPD; periodo di trattamento: fino a 2 anni dopo l’avvenuta risoluzione del contratto
3.4.1 Per informare l’Utente (su sua richiesta) circa il servizio o gli altri servizi di Smartwares Europe che l’Utente ha seguito
Nome e cognome
Ragione sociale
Indirizzo e-mail
3.4.2 Per informare l’Utente su sua richiesta e rispondere alle sue domande
Nome e cognome
Ragione sociale
Indirizzo e-mail
Altri dati personali inseriti quando l’Utente contatta Smartwares Europe
3.4.3 Dati inseriti volontariamente nei nostri siti web
La mancata fornitura o l’opposizione alla fornitura o al trattamento dei dati personali summenzionati non pregiudicherà l’utilizzo del Servizio da parte dell’Utente. Il rifiuto o la revoca del consenso comporterà la mancata informazione dell’Utente secondo quanto sopra indicato. Non vi saranno altre conseguenze negative per l’utilizzo del Servizio da parte dell’Utente.
I dati personali summenzionati saranno trattati non appena l’Utente usufruisce del Servizio. I dati personali che vengono trattati soltanto con il consenso dell’Utente saranno trattati non appena l’Utente ha elargito il proprio consenso o fornito i dati personali.
4.Condivisione dei dati personali
Se non diversamente specificato nella presente informativa sulla privacy, la nostra società non divulga, non vende né commercializza a terzi le informazioni personali relative ai nostri visitatori e utenti.
4.1 Condivisione con i responsabili del trattamento
Smartwares Europe può incaricare terzi ai fini di assisterla nella fornitura del Servizio. Tali terzi potranno, nell’ambito del ruolo dai medesimi rivestito ai fini della fornitura del Servizio, trattare il dati personali dell’Utente. A tale riguardo, tali terzi saranno indicati nel prosieguo del testo con il “Responsabile del trattamento”. Con i predetti responsabili del trattamento la nostra società stipula appositi accordi per il trattamento dei dati.
Le categorie di responsabili del trattamento di cui la nostra società può richiedere l’assistenza sono le seguenti:
sviluppatori e fornitori di software;
conservazione dei dati (altresì personali) e gestione e manutenzione di banche dati;
agenzie di ricerche e software analitico per il miglioramento dei nostri servizi (ivi compreso Google Analytics, software discreto che non condivide dati personali con Google);
gestori di ticket per l’assistenza clienti;
responsabili dei moduli di valutazione;
fornitore (o fornitori) di servizi di hosting;
fornitori di software gestionale.
In alcuni casi, il responsabile del trattamento potrà raccogliere per nostro conto i dati personali dell’Utente. La nostra società informa i Responsabili del trattamento in merito al divieto di utilizzo, con l’eccezione della fornitura del Servizio, dei dati personali che essi ricevono dalla nostra società o che raccolgono per nostro conto. Smartwares Europe non è responsabile della fornitura diretta di eventuali informazioni aggiuntive ai responsabili del trattamento. Consigliamo all’Utente di reperire informazioni corrette in merito al Responsabile del trattamento e alla società di quest’ultimo prima di fornire i propri dati personali.
4.2 Condivisione con il consenso dell’Utente
Periodicamente la nostra società può condividere i dati personali con terzi se l’Utente ha elargito il consenso a tale scopo. Ad esempio, possiamo collaborare con altri partner per offrire offerte o servizi specifici direttamente all’Utente. Se l’Utente si iscrive a questi servizi od offerte di marketing di terze parti, la nostra società può condividere con queste terze parti le informazioni personali fornite – quali il nome o altre informazioni di contatto che riteniamo ragionevolmente necessarie – in modo da consentire al nostro partner commerciale di fornire i servizi o le offerte oppure di contattare l’Utente.
4.3 La nostra responsabilità legale
La nostra società può condividere i dati personali qualora sia sicura che ciò sia consentito dalla legge o qualora sia legalmente obbligata a farlo. La nostra società può condividere i dati personali con terzi anche qualora ciò sia ragionevolmente necessario od opportuno per ottemperare agli obblighi di legge, qualora ciò sia necessario per ottemperare a richieste legali provenienti da autorità, per rispondere a qualsiasi reclamo o richiesta, o a diritti, proprietà o sicurezza di terzi, per proteggere se stessa, i suoi utenti, i suoi dipendenti o il pubblico nonché, senza limitazione alcuna, per proteggere se stessa o i suoi utenti contro usi fraudolenti, abusivi, inappropriati o illeciti del Servizio. La nostra società provvederà a informare immediatamente l’Utente in merito a eventuali richieste ricevute da parte di enti o agenzie esecutivi, amministrativi o governativi e che si riferiscono ai dati personali dell’Utente, purché ciò non sia proibito dalla legge applicabile.
4.4 Fusione o cessione (parziale) della società
I dati personali possono inoltre essere comunicati, condivisi e trasferiti nell’ambito o in occasione di negoziazioni relative a fusioni, cessioni di beni societari, finanziamenti o acquisti ossia in qualsiasi altra situazione in cui i dati personali possano essere trasferiti nell’ambito della nostra attività.
5. Protezione dei dati personali
Smartwares Europe garantisce l’adozione di adeguate misure tecniche e organizzative di sicurezza per il trattamento dei dati personali. Durante la fase di trasferimento e dopo il ricevimento dei dati personali la nostra società si attiene agli standard generalmente accettati per la protezione dei dati personali. Abbiamo in ogni caso adottato le seguenti misure:
Abbiamo messo in atto misure fisiche ed elettroniche volte a prevenire, per quanto possibile, accessi non autorizzati, perdite o usi impropri dei dati personali.
La nostra azienda utilizza, ove necessario, la tecnologia SSL (Secure Socket Layer) per crittografare la trasmissione di informazioni sensibili o di dati personali, quali password di account e altre informazioni identificabili relative ai pagamenti.
Ove possibile, vengono effettuati backup dei dati personali.
Le informazioni sensibili vengono memorizzate, nella massima misura possibile, in forma crittografata.
Le eventuali vulnerabilità del software vengono gestite, per quanto ragionevole, nel modo più rapido possibile.
L’Utente deve considerare che i nostri Responsabili del trattamento sono responsabili del trattamento, della gestione o della conservazione dei dati personali che riceviamo (o di una loro porzione). I Responsabili del trattamento non sono autorizzati a utilizzare questi dati per perseguire fini pubblicitari nei confronti dell’Utente. I Responsabili del trattamento sono contrattualmente tenuti, mediante la sottoscrizione di un apposito contratto per il trattamento dei dati, a proteggere i dati personali che ricevono dalla nostra società.
Tuttavia, è bene ricordare che non esiste alcuna modalità che consenta di trasmettere tramite Internet né un metodo di archiviazione elettronica che siano sicuri al 100%. Per questo motivo, la nostra società non è in grado di garantire una sicurezza assoluta.
Link a siti di terzi
I nostri servizi e/o il nostro sito web possono contenere link ad altri siti web nonché pubblicità di terzi. I siti di terzi possono tenere traccia delle informazioni che riguardano l’Utente. La nostra società non detiene alcun controllo su tali siti o sulle loro attività. Qualsiasi dato personale fornito dall’Utente nelle pagine di terzi si intenderà fornito direttamente a tale terzo e sarà soggetto all’informativa sulla privacy di tale terzo. Non siamo responsabili del contenuto, né delle pratiche o delle politiche sulla privacy e sulla sicurezza dei siti web verso cui forniamo il collegamento o che pubblicizziamo nei nostri Servizi e/o siti web. I link presenti sul nostro sito web che collegano a terzi o ad altri siti sono soltanto messi a disposizione degli utenti. Si invitano gli utenti a consultare le pratiche o le politiche sulla privacy e sulla sicurezza di tali siti web prima di fornire loro qualsiasi informazione personale.
6. Quali opzioni ha a disposizione l’Utente per quanto riguarda l’uso dei dati personali?
Prima di condividere il propri dati personali con terzi secondo modalità non previste dalla presente Informativa sulla privacy, ivi compreso l’utilizzo per scopi di marketing diretto, all’Utente sarà notificato e chiesto di fornire il proprio consenso al momento in cui tali informazioni vengono raccolte.
La nostra società può inviare materiale promozionale e di marketing relativo ai nostri prodotti e servizi.
Qualora l’utente non desideri più che propri i dati vengano utilizzati per scopi di marketing diretto, è possibile contattarci all’indirizzo e-mail indicato alla voce “Contatti”.
È inoltre possibile annullare l’iscrizione seguendo le apposite istruzioni indicate in ciascuna e-mail promozionale. Ciò non pregiudica il nostro diritto e la nostra capacità di inviare all’Utente e-mail riguardanti il Servizio e l’account o di utilizzare i dati personali secondo le modalità descritte nella presente Informativa sulla privacy.
La nostra società risponderà alle richieste degli Utenti entro il più breve tempo possibile dopo l’avvenuto ricevimento.
7.Diritti dell’Utente
L’Utente può controllare, aggiornare, correggere o cancellare i propri dati personali raccolti dal sito web e dal Servizio contattando la società secondo la modalità indicata all’articolo 9 “Contatti” oppure utilizzando una funzione appositamente prevista dal Servizio.
L’Utente ha il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso elargito, senza per ciò pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso dell’interessato prima dell’avvenuta revoca.
L’Utente ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua particolare situazione, al trattamento dei dati personali che viene effettuato ai fini dei legittimi interessi perseguiti dal titolare del trattamento o da un terzo di cui al punto 3.3. In tal caso ci asterremo dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che la nostra società sia in grado di dimostrare l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’Utente oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
Si precisa che la rimozione dei dati personali, la limitazione del trattamento oppure la revoca del consenso dell’interessato possono comportare, in determinate circostanze, la terminazione del diritto di utilizzo del Servizio.
La nostra società si riserva il diritto di conservare i dati personali dell’Utente nei nostri archivi se ritiene che ciò sia necessario o consigliato ai fini della fornitura del Servizio ad altri, della risoluzione di eventuali controversie, del mantenimento delle condizioni d’uso applicabili oppure per requisiti tecnici e/o di legge e/o qualora il Servizio lo richieda.
Per accedere ai propri dati personali mediante e-mail, è necessario fornire una prova sufficiente della propria identità su nostra richiesta. La nostra società si riserva il diritto di negare l’accesso a qualsiasi Utente se essa ritiene che vi siano dubbi sull’identità dell’Utente medesimo. La nostra società risponde a tutte le richieste di accesso entro un periodo di 4 settimane. In caso di richieste complesse, il termine può essere prorogato di altre 4 settimane. Qualora tale termine sia prorogato, provvederemo a informare l’Utente entro 4 settimane dalla presentazione della richiesta.
L’Utente può richiederci di limitare o di interrompere il trattamento dei propri dati personali in futuro. La nostra società è in grado di soddisfare la richiesta dell’Utente nella misura in cui essa non si riserva il diritto di conservare i dati personali dell’Utente come descritto sopra. Tuttavia, l’Utente potrebbe sperimentare problemi nell’utilizzo del Servizio oltre a non essere in grado di utilizzare il Servizio (o autorizzato ad usarlo), come indicato all’articolo 4 della presente Informativa sulla privacy.
L’Utente può richiederci, a intervalli ragionevoli, di trasferire come specificato dall’Utente medesimo i dati personali da noi trattati, purché le informazioni richieste non contengano dati personali di altre persone fisiche e purché le informazioni richieste siano trattate sulla base dei motivi di cui agli articoli 3.2 e 3.4 della presente Informativa sulla privacy (diritto alla portabilità dei dati). La nostra società risponderà alle richieste degli Utenti entro 4 settimane dal ricevimento delle stesse.
In relazione al trattamento dei dati personali da noi effettuato, l’Utente ha il diritto di proporre un reclamo alla competente autorità in materia di tutela dei dati personali. Per i Paesi Bassi tale autorità è l’Autorità garante per la protezione dei dati personali dei Paesi Bassi. L’autorità può essere contattata collegandosi al seguente indirizzo: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.
8. Contatti
In caso di domande, problemi o commenti in merito alla presente Informativa sulla privacy, è possibile contattarci mediante e-mail all’indirizzo service@smartwares.eu, chiamando il numero + 31 (0)13 0900 5423.
